Saltar para o conteúdo
Balcão Local

Backoffice

Emissão de documentos

Disponível

Atestados, ofícios, alvarás e certidões saem todos do mesmo motor — numerados sem lacunas, em PDF/A, com o selo eletrónico da junta e um código que qualquer entidade confirma.

Plano Base

O que faz

É o que está por baixo de tudo o que a junta emite: atestados e declarações, certidões, termos, alvarás, guias, licenças e ofícios. Cada tipo tem o seu modelo, com o papel timbrado da freguesia e do polo, e as variáveis preenchidas a partir do pedido e da ficha do requerente. O técnico revê e submete, em vez de abrir o Word do colega e apagar o nome do último.

No momento em que o presidente — ou quem tem delegação — despacha a emissão, o documento recebe o número da sua série, por tipo e por ano. Sai um PDF/A com o código e o QR de validação em todas as páginas, e com a menção de quem despachou, em que qualidade e quando. A autenticação é o selo eletrónico qualificado da freguesia, aplicado por um prestador qualificado, onde a chave fica guardada — nunca no nosso servidor nem nos computadores da junta.

Depois de emitido, o documento não se altera mais. Fica arquivado com o prazo de conservação do seu tipo, ligado ao pedido e à ficha que lhe deram origem, e o cidadão volta a descarregá-lo no Balcão sem pedir de novo. Se sair com erro, revoga-se com motivo e emite-se o substituto ligado ao primeiro: a página de validação passa a dizer revogado, porque a alternativa — corrigir um PDF que já está na mão de alguém — não é alternativa nenhuma.

Porque importa

Três razões, e não mais

A numeração não tem buracos
O número é reservado no despacho, por tipo e por ano, e nunca é reutilizado. Um documento cuja emissão falhe fica anulado com motivo e consome o número — nada se apaga. No fim do ano a lista sai em CSV, com data, estado e quem despachou cada um, que é o que a auditoria pergunta primeiro. O primeiro número de cada série pode continuar onde o livro antigo ficou.
Quem recebe confirma sem telefonar
A página de validação mostra o tipo, o número, a data, a entidade emissora e o estado — e mais nada. Nem nome, nem NIF, nem morada: confirma o que quem tem o documento na mão já sabe. Quem quiser ir mais longe arrasta o próprio ficheiro para a página e o resumo é calculado no navegador, sem o documento sair do computador de ninguém.
Se o selo falhar, o balcão não fecha
O selo é aplicado por um serviço externo, e serviços externos falham. Quando falha, o funcionário imprime ao balcão um provisório com o mesmo número, marca de água e a menção «sem valor até reemissão», entregue em mão — nunca por email nem no Balcão, para ninguém o confundir com o definitivo. A validação diz «provisório — aguarda selo» até à reemissão selada, que tem 24 horas de prazo e contagem à vista do administrador.

Como funciona

  1. 01

    O documento nasce do pedido

    No pedido, o técnico escolhe emitir: o modelo do tipo é carregado, as variáveis vêm preenchidas da ficha e do pedido, e o que falta aparece assinalado antes de seja o que for sair. A pré-visualização é o PDF que vai ser emitido, não uma aproximação dele.

  2. 02

    Quem tem competência despacha

    A aprovação é um ato registado, com autenticação em dois passos, e pode ser feita do telemóvel ou em lote sobre documentos do mesmo tipo, com pré-visualização de cada um. Nos tipos que a junta puser em delegação, o despacho é a própria emissão pelo funcionário delegado — e a lista do que saiu por delegação fica à vista do presidente.

  3. 03

    O sistema numera, gera e sela

    Número reservado, PDF/A gerado, validado contra o perfil por um verificador independente, código e QR inscritos, selo aplicado com carimbo temporal. Um ficheiro que não passe a validação do perfil não chega a ser arquivado.

  4. 04

    O cidadão recebe, a entidade confirma

    O documento fica no Balcão do cidadão, segue por email ou entrega-se ao balcão, e o meio de entrega fica registado. Quem o recebe lê o QR e vê o estado no momento em que olha — não o estado de quando o papel foi impresso.

  5. 05

    O arquivo trata do resto

    Cada documento fica pesquisável por número, tipo, requerente e data, com o prazo de conservação do seu tipo. No fim do prazo o PDF é apagado e fica o registo mínimo — número, tipo, datas e estado, sem dados pessoais — para a numeração e as validações continuarem a dizer a verdade.

Enquadramento

O que a lei exige

Regulamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), artigo 35.º
Que o selo eletrónico qualificado seja reconhecido em todos os Estados-Membros e goze da presunção de integridade dos dados e de correção da respetiva origem.
Decreto-Lei n.º 12/2021
A execução do Regulamento eIDAS na ordem jurídica interna, com a equivalência da assinatura eletrónica qualificada à assinatura autógrafa e a presunção de origem e integridade do documento selado.
Lei n.º 75/2013, artigo 18.º
Que o presidente da junta assine, em nome da junta de freguesia, a correspondência e os termos, atestados e certidões da competência da junta.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. Ver também a página de conformidade.

Perguntas

E se a pessoa precisar do documento em papel?
Imprime-se, e a validação funciona a partir do papel exatamente como a partir do ficheiro: o código e o QR vão impressos. O que muda é o estatuto de cada um — o original passa a ser o ficheiro selado, e o papel é a cópia que se leva na mão.
Podemos continuar a usar os nossos modelos do Word?
Os textos, sim: são importados uma vez no arranque e passam a viver como modelos com variáveis e cláusulas condicionais. O ficheiro Word não é preenchido nem convertido, porque a conversão não garante o PDF/A nem as etiquetas de que um leitor de ecrã precisa. Depois disso o secretário edita o texto no sistema, e cada alteração publica uma versão nova que só vale para documentos futuros.
Quem guarda a chave do selo?
Um prestador qualificado de serviços de confiança, num dispositivo próprio para isso. Nós pedimos a selagem e recebemos o documento selado; a chave nunca passa por nós nem pela junta. A validade do certificado é vigiada e avisada aos 60, aos 30 e aos 7 dias, e se ele caducar a emissão selada bloqueia com o motivo escrito, em vez de falhar sem explicação.

Franqueza

O que costumam dizer-nos

«Uma assinatura digitalizada no PDF já nos serve.»
Serve até alguém a copiar. Uma imagem de assinatura colada num PDF tira-se do documento anterior em dois cliques, e quem recebe não tem como distinguir o verdadeiro do alterado. O selo eletrónico qualificado é outra coisa: qualquer alteração ao ficheiro quebra-o, e a presunção de origem e de integridade está na lei europeia.
«O presidente quer despachar documento a documento.»
Despacha. O ato é dele, um a um se assim quiser, com autenticação em dois passos e a partir do telemóvel. O que o sistema acrescenta é o registo: quem despachou, quando, e ao abrigo de que delegação quando não foi ele — e essa menção sai inscrita no próprio documento.
«Temos vinte anos de documentos em pastas de papel.»
Ficam onde estão: não os digitalizamos nem fingimos que existem aqui. O que se pode trazer é a lista — número, tipo e data —, para o histórico do requerente aparecer completo, marcada como importada e sem ficheiro. Esses não ganham página de validação, porque nunca foram selados.
«Os modelos mudam sempre que muda o executivo.»
Mudam quando a junta quiser: o secretário edita o texto e publica uma versão nova. A versão usada fica ligada a cada documento já emitido, por isso um atestado passado há dois anos continua a ler-se como foi passado. Corrigir um modelo nunca reescreve o passado.

Anda com estas

  • Atestados e declarações online

    O atestado pedido do telemóvel, com o passo de prova que o artigo 34.º exige, entregue em PDF com página de validação.

  • Gestão de pedidos

    Uma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.

  • Registo de residentes

    O que a junta sabe sobre quem mora na freguesia, num sítio só, com o fundamento e o prazo de conservação de cada dado.

  • Atendimento presencial

    Quem vem ao balcão entra no mesmo sistema: o funcionário abre o pedido pelo cidadão e o histórico fica igual.

Trinta minutos, com a sua freguesia no ecrã

Sem apresentação de vendas: mostramos o balcão a funcionar, respondemos ao que perguntar e dizemos com franqueza o que ainda não faz.

Pedir demonstração