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Balcão Local

Backoffice

Registo de residentes

Disponível

A ficha de quem pede alguma coisa à junta guarda o que um documento exige e mais nada — sem fotocópias do cartão, com data marcada para desaparecer e com o cidadão a ver o que lá está.

Plano Base

O que faz

É a ficha do requerente, não um ficheiro da população. Nasce de um pedido feito online ou de um atendimento ao balcão — nunca de uma recolha porta a porta — e guarda os campos base: nome, NIF, morada e desde quando, contactos, língua e canal preferido. O NIF é guardado cifrado, e a pesquisa por NIF funciona sem que os números estejam legíveis na base de dados.

Não há campo para profissão, estado civil, naturalidade, religião, fotografia ou observações livres, e não é possível acrescentá-los por configuração. Da identificação fica apenas o tipo de documento que a pessoa exibiu e a data em que foi conferido — nunca o número, nunca a validade, nunca uma cópia. Data de nascimento e nacionalidade só existem quando um modelo de documento ativo os exige, e a ficha diz, ao lado do campo, qual é esse modelo.

A morada tem histórico, e cada prova de residência fica registada com o tipo, a data do documento, quem a verificou e a validade que a junta lhe dá. Enquanto a prova estiver dentro dessa validade, o segundo atestado sai sem se pedir outra fatura da água. O agregado familiar é uma lista ligada ao documento que a justificou e apaga-se com ele: pedir um atestado de agregado nunca cria fichas para as pessoas que lá vivem.

Porque importa

Três razões, e não mais

Cada dado tem um fundamento à vista
A ficha existe para a junta cumprir as competências que a lei lhe dá — passar atestados, lavrar termos —, e é essa a base do tratamento, não o consentimento: ninguém pode retirar a necessidade de identificar quem pede um atestado. Os campos que não são base só aparecem quando um modelo ativo os exige, com o nome desse modelo ao lado. Não existe campo preenchido por via das dúvidas.
A conservação tem data, e o cidadão vê qual é
O prazo conta a partir do último documento emitido ou do último pedido fechado, é configurado pela junta a partir da sua tabela de seleção e nunca está escrito no código. No fim, a ficha é apagada ou anonimizada, com registo. Uma ficha sem qualquer pedido ou documento durante 24 meses fica marcada como inativa e é apagada no prazo, com aviso 30 dias antes a quem tiver conta.
Quem abriu a ficha fica registado
Cada abertura guarda o utilizador, a hora e o contexto — pesquisa, pedido, exportação, fusão — durante 12 meses. O tesoureiro não tem acesso à ficha; a assembleia não tem; o administrador que configura o sistema também não, por defeito. Quando alguém pergunta quem viu os seus dados, a resposta existe em vez de se ter de acreditar em ninguém.

Como funciona

  1. 01

    A ficha nasce do primeiro pedido

    Do formulário online ou do atendimento ao balcão, com os dados que o cidadão já escreveu. Se já existir ficha com aquele NIF, ou com o mesmo nome e a mesma morada, o sistema avisa e sugere usar a que existe antes de criar a segunda.

  2. 02

    A prova de morada fica em arquivo, com validade

    O funcionário marca a prova como verificada e ela passa a valer para os documentos seguintes enquanto estiver dentro da validade que a junta definir — por defeito, doze meses. O anexo é apagado quando sair de conservação o último documento que se apoiou nele.

  3. 03

    Os duplicados fundem-se campo a campo

    Escolhendo o valor que fica em cada campo, com os pedidos, os documentos e as provas de ambas as fichas a passarem para a que sobra. A fusão é reversível durante 30 dias, porque juntar a pessoa errada acontece e tem de ter volta.

  4. 04

    O cidadão vê o que a junta tem sobre ele

    No Balcão: todos os campos da ficha, as provas registadas, os documentos emitidos e a data prevista de eliminação. Daí pede a correção — com prova, quando o que muda é a morada — ou pede o apagamento, e o pedido entra na fila como qualquer outro, com número.

  5. 05

    O apagamento acontece, ou fica com data

    Quando não corre nenhum prazo legal de conservação, apaga-se logo. Quando corre, o tratamento é restringido — a ficha passa a ser legível apenas pelo secretário e pelo presidente — e o apagamento fica agendado para o fim do prazo, com essa data comunicada ao cidadão.

Enquadramento

O que a lei exige

Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigo 6.º
Que o tratamento tenha fundamento — no caso da junta, o cumprimento de uma obrigação legal e o exercício de funções de interesse público, e não o consentimento de quem pede o documento.
Lei n.º 58/2019, artigo 21.º
Que os dados se conservem pelo prazo fixado por lei ou, na falta dele, pelo tempo necessário à finalidade; e que, enquanto corre um prazo legal de conservação, o apagamento se exerça no fim dele.
Lei n.º 58/2019, artigo 23.º
Que o tratamento por entidade pública para finalidade diferente daquela que motivou a recolha seja excecional e fundamentado.
Lei n.º 7/2007 (Cartão de Cidadão), artigo 5.º
Que a conferência de identidade não implique a retenção do cartão e que a sua reprodução dependa de consentimento do titular ou de previsão legal.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. Ver também a página de conformidade.

Perguntas

Isto substitui o nosso programa de população?
Substitui o que ele faz para emitir documentos: encontrar a pessoa, saber a morada, ver o histórico, evitar pedir duas vezes a mesma prova. Não substitui o que ele faz a mais — avisos de aniversário, listas por rua, campos de profissão —, porque essas finalidades não têm base legal clara numa junta e não as replicamos. Vale a pena dizê-lo antes da compra e não depois.
Podemos importar o ficheiro antigo?
Nome, NIF, morada e contactos, mais o histórico de documentos com número, tipo e data — sem conteúdo e sem ficheiros. As colunas que não cabem são nomeadas uma a uma antes de confirmar, para a junta ver exatamente o que fica de fora. As fichas importadas entram marcadas como sem prova até ao primeiro pedido. O destino do ficheiro de origem é decisão da junta, e fica registado quem a assumiu.
E o recenseamento eleitoral?
É do Estado, no SIGRE, e não passa por aqui. A ficha não guarda o número de eleitor e não é alimentada por dados do recenseamento. As competências da junta nessa matéria continuam a exercer-se onde sempre se exerceram, com os meios do Estado.

Franqueza

O que costumam dizer-nos

«Precisamos da profissão para o atestado de situação económica.»
Se um modelo ativo a exigir, o campo aparece — só nesse contexto e com o nome do modelo à vista de quem o preenche. O que não existe é o campo permanente, em todas as fichas, preenchido por hábito. É essa a diferença entre um dado necessário e um ficheiro que cresce sozinho.
«Os nossos modelos indicam o número do cartão de cidadão.»
Continuam a indicá-lo: o funcionário escreve o número no momento da emissão e ele sai impresso no documento. O que não acontece é ficar guardado na ficha. Um número que não guardamos é um número que não se perde numa fuga de dados, e o documento sai exatamente como saía.
«Queremos a lista dos moradores da rua onde vai haver obra.»
Essa lista não sai daqui. O sistema dá contagens por zona, não nomes e moradas: a ficha existe para emitir documentos a quem os pede, e usá-la para outra coisa é, numa entidade pública, exceção que tem de ser fundamentada por escrito. Para avisar a rua há os avisos à população, que chegam a quem os subscreveu.
«Guardar menos vai dar mais trabalho ao balcão.»
Em parte dá: sem a fotocópia do cartão na pasta, a identidade confere-se de cada vez que alguém aparece. O que compensa é a prova de morada em arquivo, que evita pedir a mesma fatura duas vezes ao mesmo residente, e a ficha sem duplicados, que evita procurar a pessoa em três sítios. Guardar menos dados não é saber menos sobre quem pede.

Anda com estas

  • Atestados e declarações online

    O atestado pedido do telemóvel, com o passo de prova que o artigo 34.º exige, entregue em PDF com página de validação.

  • Acessibilidade e RGPD por defeito

    Contraste e teclado verificados a cada alteração; consentimentos e prazos de conservação já configurados.

  • Atendimento presencial

    Quem vem ao balcão entra no mesmo sistema: o funcionário abre o pedido pelo cidadão e o histórico fica igual.

  • Emissão de documentos

    Modelos da freguesia preenchidos a partir dos dados do pedido, numerados, selados e arquivados sem passar por um Word.

Trinta minutos, com a sua freguesia no ecrã

Sem apresentação de vendas: mostramos o balcão a funcionar, respondemos ao que perguntar e dizemos com franqueza o que ainda não faz.

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