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Balcão Local

Backoffice

Utilizadores, perfis e auditoria

Disponível

Cada pessoa com a sua conta e o seu segundo fator, e o registo de quem viu, emitiu ou alterou o quê — que é a primeira coisa que uma auditoria pede.

Plano Base

O que faz

Cada pessoa da junta tem a sua conta e o seu papel — presidente, secretário, tesoureiro, técnico, atendimento, leitura —, e uma matriz única diz, ação a ação, o que cada papel pode fazer em todas as ferramentas do produto. A verificação é feita no servidor, não escondida no ecrã. Quando é preciso dar a alguém um direito que o papel não traz, dá-se com razão escrita e validade — é assim que se registam a distribuição de funções pelos membros do executivo e a delegação de assinatura. O segundo fator é obrigatório desde o primeiro acesso, com o código de uma aplicação de autenticação: não há papel dispensado e não há código por email.

Cada emissão de documento, cada publicação, cada mudança de estado de um pedido, cada exportação, cada apagamento de dados de um cidadão, cada alteração de taxas, de papéis ou de delegações, e cada acesso do suporte ficam num registo que só cresce. As entradas estão encadeadas — cada uma leva o resumo da anterior — e a integridade da cadeia é verificada todos os dias: uma entrada mexida parte a cadeia e dá alarme. O registo guarda o autor, o papel, a data e a hora e o objeto, e nunca guarda o conteúdo dos documentos, o NIF, moradas, contactos ou texto escrito por cidadãos.

A par disso, uma caixa de ferramentas para o que o RGPD obriga a fazer e quase nenhuma junta tem organizado: os pedidos dos cidadãos para aceder, corrigir ou apagar os seus dados entram como pedidos, com o prazo de um mês a contar; a exportação reúne num ficheiro tudo o que existe sobre uma pessoa em todas as ferramentas, em JSON e em PDF legível; o apagamento mostra no ecrã o que tem de ficar e porquê, e pseudonimiza o que a lei não deixa apagar. O registo de violações de dados abre com a hora da deteção e as 72 horas à vista.

Porque importa

Três razões, e não mais

À pergunta «quem fez isto?» responde-se com nome e hora
É a primeira pergunta de uma reclamação, de uma inspeção ou da CNPD, e hoje a resposta é a memória de quem lá estava. O registo é só de acrescento, encadeado e verificado diariamente, e ninguém o edita — nem o presidente, nem nós. Quando alguém pergunta quem emitiu o atestado errado, ou quem exportou a lista de moradas, a resposta está lá com o autor, o papel, a data e a hora.
Acaba a palavra-passe que toda a gente sabe
Uma conta por pessoa e segundo fator obrigatório para todas, sem exceção por papel. Quem perde o telemóvel usa os códigos de recuperação, e o presidente pode repor-lhe o segundo fator com nova confirmação de identidade — desativá-lo é que não existe. É esta medida que sustenta tudo o resto: com a palavra-passe partilhada, nenhum registo de auditoria diz nada.
Depois das eleições, o acesso muda de mãos no mesmo dia
O caso normal hoje é o antigo executivo continuar a entrar meses depois. O assistente de transição cria as contas dos novos eleitos para a data da instalação, desativa as dos cessantes nessa data, reatribui os pedidos e os rascunhos em aberto, transfere ou anula as delegações e deixa o relatório da passagem na auditoria. As contas são desativadas, nunca apagadas: os documentos assinados no mandato anterior continuam a mostrar o nome e o cargo à data.

Como funciona

  1. 01

    O presidente convida, a pessoa ativa

    O convite chega por email com uma ligação de utilização única. No primeiro acesso, a pessoa define a palavra-passe e ativa o segundo fator. Não há forma de ficar com uma conta sem esse passo dado.

  2. 02

    O papel diz o que ela pode fazer

    Um papel de sistema por pessoa, e a matriz de permissões em vigor é consultável pelo presidente e pelo encarregado de proteção de dados. As ações sensíveis — mudar papéis, apagar dados de um cidadão, exportar em massa, aprovar um acesso do suporte — pedem o segundo fator outra vez.

  3. 03

    O registo escreve-se sozinho

    Ninguém tem de se lembrar de registar nada, e não há caminho para trabalhar fora do registo. A auditoria de cada objeto vê-se dentro da própria ferramenta — a linha do tempo de um pedido, de um documento, da ficha de um cidadão —, e há uma vista global com filtros por autor, ação e período.

  4. 04

    Um pedido de RGPD entra como um pedido

    Venha do balcão online, do guiché, de uma carta ou de um email, fica na fila com o prazo de um mês a contar desde a receção. O presidente e o encarregado de proteção de dados são avisados antes de o prazo acabar, e a prorrogação, quando é preciso, fica registada com a justificação.

  5. 05

    O suporte só entra com aprovação

    Quando abrem um pedido de ajuda, o presidente aprova — ou recusa — um acesso temporário, com o técnico identificado. Tudo o que esse técnico fizer fica no vosso registo de auditoria, e no fim do acesso recebem o aviso.

Enquadramento

O que a lei exige

Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigo 12.º, n.º 3
Resposta ao titular dos dados no prazo de um mês, prorrogável por dois meses com justificação comunicada ao titular.
Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigo 37.º, n.º 1, alínea a)
A designação de um encarregado de proteção de dados por qualquer autoridade ou organismo público.
Lei n.º 58/2019, artigo 12.º
Que o encarregado de proteção de dados possa ser partilhado por várias entidades públicas.
Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigo 28.º
Que quem trata os dados por conta da junta o faça ao abrigo de contrato e apenas segundo instruções documentadas dela.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. Ver também a página de conformidade.

Perguntas

Os membros da assembleia precisam de conta?
Não. A conta é opcional e serve para ler convocatórias, atas e relatórios dentro do sistema; quem preferir continua a recebê-los por email e a consultar o que é público no site. Quem tiver conta tem segundo fator como toda a gente.
Quem pode ver o registo de auditoria?
O presidente e o encarregado de proteção de dados, que também o exportam em CSV ou JSON; o secretário consulta-o. Dentro de cada ferramenta, a linha do tempo de um objeto é visível a quem já pode ver esse objeto. Botão para apagar não tem, para ninguém.
A equipa da HonestDetails vê os nossos dados?
Só com aprovação do presidente, por tempo contado e com o técnico identificado — e tudo o que fizer fica registado do vosso lado. Há uma exceção, escrita no contrato: um incidente crítico em curso, com dois técnicos identificados, âmbito definido, no máximo quatro horas, aviso imediato e explicação por escrito em dois dias úteis, que o presidente revê e pode contestar. Sem essa cláusula no contrato, a hipótese não existe no produto.

Franqueza

O que costumam dizer-nos

«O segundo fator vai complicar a vida à funcionária.»
Acrescenta um código de seis dígitos ao início da sessão, e é honesto dizer que nas primeiras semanas incomoda. É também o que faz a diferença entre «a conta da junta» e a conta dela: sem contas separadas, nenhum registo de quem fez o quê significa alguma coisa.
«Nunca tivemos problemas.»
Provavelmente não tiveram. O que não têm é registo — e a diferença só aparece no dia em que alguém reclama de um atestado, a CNPD pergunta por um acesso ou uma inspeção pede o histórico. Nesse dia, a resposta ou está escrita ou é a memória de quem estava presente.
«O nosso fornecedor também tem utilizadores.»
Tem uma lista de utilizadores, que não é a mesma coisa. Vale a pena fazer-lhe três perguntas: as permissões são por ação em todas as ferramentas? O registo do que cada um fez pode ser alterado ou apagado por alguém? E exporta-se?
«Isto é trabalho a mais para o tamanho que temos.»
Em parte é: alguém tem de manter as contas e responder aos pedidos dos cidadãos sobre os seus dados, e isso é tempo. O que não muda com o tamanho é a obrigação — a junta é responsável pelo tratamento dos dados com três funcionários ou com trinta. O que o produto faz é pôr o prazo à vista e deixar o registo feito, em vez de o deixar por inventar.

Anda com estas

  • Segurança, alojamento e cópias

    Alojamento na União Europeia, cópias diárias e um plano de reposição escrito, não prometido.

  • Acessibilidade e RGPD por defeito

    Contraste e teclado verificados a cada alteração; consentimentos e prazos de conservação já configurados.

  • Gestão de pedidos

    Uma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.

  • Uniões de freguesias

    Vários polos com sede única: cada um com o seu atendimento e as suas taxas, e um relatório só.

Trinta minutos, com a sua freguesia no ecrã

Sem apresentação de vendas: mostramos o balcão a funcionar, respondemos ao que perguntar e dizemos com franqueza o que ainda não faz.

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