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Balcão Local

Plataforma

Uniões de freguesias

Disponível

Três balcões continuam a ser uma entidade só: cada polo com o seu horário, a sua fila e as suas cobranças, e uma numeração e um relatório para a união inteira.

Em todos os planos
O polo em tudo o que entra e sai, com calendário e horários próprios
Pro
Ecrãs de gestão de polos · Polos sem limite e sem valor por polo

Construído hoje: o modelo de polos; os ecrãs de gestão de polos ainda não existem

O que faz

A reorganização administrativa das freguesias criou 884 uniões, quase todas com dois a cinco antigos balcões que continuaram abertos. O Balcão Local trata a união como um cliente — uma base de dados, um site, um selo, uma numeração — e cada polo como um lugar de atendimento com morada, coordenadas, telefone, horário semanal, exceções, equipa e lista de serviços próprios. O nome da antiga freguesia fica associado ao polo, porque é por ele que as pessoas o tratam.

O cidadão escolhe onde quer ser atendido ou levantar o documento, com a distância e o «aberto agora» à vista, e guarda um polo preferido no perfil. Se o polo que escolheu não prestar aquele serviço, o sistema di-lo e mostra os que prestam. As mensagens que falam de um lugar levam a morada e o horário desse polo, nunca os da sede por omissão. Do lado de dentro, o funcionário entra e o seu polo aparece no cabeçalho; troca-se sem sair da sessão, e quem estiver marcado como «só o seu polo» não vê a fila dos outros.

Para o executivo, o conjunto e cada parte lado a lado: pedidos, tempos de resposta, atendimentos, marcações, ocorrências e cobranças por polo, com o fecho do dia e as exportações a trazerem a coluna do polo. A numeração dos documentos é única por tipo e por ano para a união inteira — acabam os dois «n.º 12» do mesmo ano em edifícios diferentes —, o selo é o da entidade e o documento diz no rodapé em que polo foi emitido.

Porque importa

Três razões, e não mais

Uma numeração, um selo, um site
Os polos são organização interna: a união é uma autarquia com uma junta e uma assembleia, e por isso o número do documento, o selo e a página de transparência são da entidade. Cada polo pode ter a sua página no site, com morada, horário e mapa, e o papel timbrado pode levar a morada do polo emissor. O que muda é o cabeçalho, não a numeração.
Cada polo com o seu horário e a sua fila
Horários semanais, encerramentos e feriados locais são definidos polo a polo e alimentam o site, a agenda e a contagem dos prazos em dias úteis. Os serviços declaram-se da mesma forma. Um pedido entregue no balcão errado transfere-se com nota obrigatória e o cidadão recebe a morada nova — em vez de o processo andar de carro entre edifícios.
Decidir horários com números, não com impressões
Comparar tempos de resposta, atendimentos, marcações e cobranças entre a sede e os polos é o que permite responder à pergunta que se repete em todas as uniões: onde vale a pena reforçar e onde não vale a pena abrir de tarde. Hoje essa conversa faz-se de memória, e ganha quem fala mais alto.

Como funciona

  1. 01

    A sede existe desde o primeiro dia

    Cada freguesia começa com um polo sede, e tudo o que entra e sai — pedidos, marcações, ocorrências, documentos, cobranças — leva o polo consigo desde o início. Numa freguesia de balcão único isso não se vê em lado nenhum.

  2. 02

    Criam-se os polos

    Nome, tipo, morada, ponto no mapa, telefone, email, nome da antiga freguesia, horário e exceções, serviços prestados e a equipa associada, com o polo por defeito de cada funcionário. As etiquetas — sede, polo, balcão — mudam-se para o vocabulário da casa.

  3. 03

    O cidadão escolhe onde é atendido

    Na marcação e no levantamento aparece a lista dos polos que prestam aquele serviço, com morada, distância e se está aberto agora, com o preferido já selecionado. Enquanto o pedido não estiver pronto, ainda dá para pedir a transferência para outro polo.

  4. 04

    O funcionário trabalha no polo dele

    A fila, a agenda e o guiché abrem filtrados pelo polo atual, e o fecho do dia é por polo. O presidente e o secretário veem o conjunto e podem transferir um pedido de um balcão para outro.

  5. 05

    Desativar um polo obriga a arrumar antes

    O sistema recusa a desativação enquanto houver marcações futuras ou pedidos em curso, e lista-os para reatribuir. Feito isso, o polo sai do site e dos seletores e mantém o histórico, os relatórios e a validação dos documentos que emitiu.

Enquadramento

O que a lei exige

Lei n.º 11-A/2013
A agregação das freguesias em uniões, cada uma delas uma autarquia com uma só junta e uma só assembleia.
Lei n.º 39/2021
O regime da criação, modificação e extinção de freguesias, ao abrigo do qual uma união pode voltar a ser desagregada nas freguesias que lhe deram origem.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. Ver também a página de conformidade.

Perguntas

Cada polo precisa de uma licença?
Não. O preço é por entidade, não por posto nem por utilizador: pôr mais uma funcionária a trabalhar no polo não é uma licença nova. O modelo de polos está em todos os planos; do Pro são os ecrãs de gestão de polos e os polos sem limite. Uma freguesia de balcão único não paga por nada disso.
O polo pode ter o seu papel timbrado?
Pode, com a morada e os contactos do polo. O selo e a numeração continuam a ser da união, e a página de validação mostra a entidade emissora e, se quiserem, o polo onde o documento foi emitido.
E se a nossa união for desagregada?
Os dados do polo passam para a nova freguesia num procedimento que executamos nós: pedido escrito das duas entidades, um ensaio com relatório de contagens antes do corte, e a execução fora do horário de atendimento. Os documentos já emitidos não se renumeram e continuam a validar-se pelo código, mesmo depois de o polo mudar de entidade. É um serviço com preço próprio e não um botão do backoffice, precisamente porque mexe na validação de documentos já entregues a terceiros.

Franqueza

O que costumam dizer-nos

«Cada polo quer o seu site.»
E fica com a sua página, com morada, horário, mapa, serviços e contactos próprios, dentro de um domínio só; um domínio antigo pode continuar a funcionar e apontar para ela. O que não se aguenta são três sites com três agendas e três tabelas de taxas, que é como o cidadão acaba a telefonar para saber onde ir.
«O polo do outro lado tem uma internet fraca.»
O backoffice foi feito para ligações más e o registo ao guiché aguenta cortes curtos sem perder trabalho. Não vale a pena prometer mais do que isto: com a rede em baixo durante uma manhã, nenhum sistema online funciona — o que se garante é que uma quebra de minutos não obriga a escrever tudo outra vez.
«Os funcionários vão passar a ver os pedidos uns dos outros.»
Só se a junta quiser. A marca «só o seu polo» é aplicada no servidor — um pedido de outro polo responde como se não existisse — e fica registada na auditoria. O presidente e o secretário veem o conjunto, que é metade da razão para terem um sistema só.
«Somos uma freguesia só; isto não nos serve de nada.»
Não serve, e não se paga por ele. Numa freguesia de balcão único o polo existe por baixo mas nunca aparece: nem seletor, nem filtro, nem coluna. Isto é para quem tem mais do que um balcão aberto e um relatório só para entregar.

Anda com estas

  • Atendimento presencial

    Quem vem ao balcão entra no mesmo sistema: o funcionário abre o pedido pelo cidadão e o histórico fica igual.

  • Agendamento de atendimento

    Marcação de atendimento com hora, sem telefonemas nem filas — e a agenda da junta deixa de ser um caderno.

  • Relatórios e estatísticas

    Quantos pedidos entraram, quanto tempo demoraram e onde está o atraso — sem ninguém contar à mão.

  • Emissão de documentos

    Modelos da freguesia preenchidos a partir dos dados do pedido, numerados, selados e arquivados sem passar por um Word.

Trinta minutos, com a sua freguesia no ecrã

Sem apresentação de vendas: mostramos o balcão a funcionar, respondemos ao que perguntar e dizemos com franqueza o que ainda não faz.

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