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Balcão Local

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Atas e deliberações

Em breve

A ata da reunião de março aparece em maio, escrita do zero a partir de notas soltas — e até ela existir as deliberações tomadas não produzem efeitos, ainda que toda a gente saiba o que foi votado.

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O problema, hoje

A reunião acaba e a ata começa numa folha em branco. O secretário tem as suas notas, a convocatória, umas propostas em papel e a memória de quem lá esteve, e a partir daí escreve texto formal ponto a ponto: quem estava presente, o que se discutiu, o que se propôs, como se votou. São horas de trabalho que competem com o balcão aberto, e por isso a ata da reunião de março é aprovada na reunião de maio, com duas reuniões pelo meio a somar-se à fila.

A demora tem custo legal, e não é o do arquivo. Uma deliberação com eficácia externa só produz efeitos depois de a ata ser aprovada e o edital afixado — e o prazo dos cinco dos dez dias conta-se a partir daí. Enquanto isso, o pedido do cidadão que ficou a aguardar deliberação continua parado na fila sem que ninguém saiba dizer-lhe porquê, e a numeração das deliberações faz-se à mão, num ficheiro que só uma pessoa sabe onde está.

Como tencionamos resolvê-lo

A abordagem

Isto é o que está pensado, não o que está feito. Pode mudar com o que aprendermos com quem atende ao balcão.

A ordem de trabalhos montar-se-ia ao longo do mês
Os pontos entrariam à medida que aparecem — o pedido que ficou a aguardar deliberação, a lista seriada, a proposta de apoio —, cada um com o proponente, os documentos e a proposta de deliberação. A convocatória sairia daí, numerada, e o envio aos membros ficaria registado.
Na reunião registar-se-ia o que a ata vai precisar
Presenças, horas de chegada e de saída, notas por ponto, forma da votação, resultado e declarações de voto. Nada disto é escrita cuidada: são os factos que a lei obriga a ter na ata. O quórum seria verificado, e um resultado que não batesse certo com as presenças não seria aceite.
O rascunho apareceria ponto a ponto, e seria rascunho
A redação assistida escreveria o resumo da discussão a partir das notas, com as fórmulas que a junta já usa. Presenças, contagens de votos e números de deliberação não viriam do modelo: seriam calculados do registo da reunião, e um texto que os contradissesse seria corrigido e assinalado. Até à aprovação, todas as páginas levariam marca de água a dizê-lo.
O que não se conseguisse apurar ficaria marcado
Um ponto sem notas, uma votação sem contagem, um nome que não está na lista de presenças — cada um ficaria marcado «a confirmar», e a ata não poderia ser aprovada com marcas por resolver. É o contrário de preencher o vazio com texto plausível, que é o modo de falhar próprio desta espécie de ferramenta.
A inteligência artificial teria um interruptor do presidente
Desligada para a freguesia inteira, nenhum botão apareceria e nenhuma chamada seria feita: a reunião, a ata, as deliberações, os editais e a publicação continuariam a funcionar à mão. Ligada, sairia só o que consta do documento a redigir, o texto enviado seria apagado ao fim de 30 dias e cada utilização ficaria no registo.

Enquadramento

O que a lei exige, exista o produto ou não

Lei n.º 75/2013, artigo 57.º
Que de cada reunião se lavre ata com a data e o local, os presentes e os ausentes, os assuntos apreciados, as deliberações com a forma e o resultado das votações, e a menção de ter sido lida e aprovada.
Lei n.º 75/2013, artigo 56.º
A publicação das deliberações com eficácia externa em edital afixado durante cinco dos dez dias subsequentes e no sítio da Internet da autarquia.
Lei n.º 24/98, artigo 10.º
O relatório anual de avaliação do grau de observância do direito de oposição, enviado aos titulares desse direito.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. A obrigação existe hoje, e a junta tem de lhe responder com o que tiver à mão.

Entretanto

O que dá para fazer já

A publicação já existe e é metade do problema. A ata aprovada e o edital carregam-se em transparência e publicações, ficam numerados, com data de afixação registada e no sítio certo do site — que é o que a lei manda provar. O motor de documentos gera o edital a partir de um modelo da junta, e a fila de pedidos tem o sub-estado «aguarda deliberação», que ao menos diz ao cidadão porque é que o processo dele está parado. Continua a faltar o que leva horas: escrever a ata.

Perguntas

Quando é que isto existe?
Não há data, e não a inventamos. É a ferramenta que mais trabalho tem à frente, e a ordem sai das juntas que dizem do que precisam — se a vossa ata anda dois meses atrasada e há deliberações à espera dela, dizer-nos isso é o que faz a diferença. Esta página já esteve escrita no presente, como se a ferramenta existisse; o catálogo passou a sair do que está construído e ela veio para aqui.
A ata passaria a ser escrita por uma máquina?
Não. O rascunho seria escrito com apoio de um modelo de linguagem; a ata é do órgão, que a lê, corrige, aprova por votação e assina, como sempre foi. Os factos que têm de estar certos — presenças, votações, números — nunca sairiam do modelo, e o presidente pode desligá-lo sem perder o resto da ferramenta.

O que já existe à volta disto

  • Transparência e publicações

    Disponível

    Editais, atas, orçamento, contas e contratos publicados no sítio certo, com registo da data em que foram afixados.

  • Emissão de documentos

    Disponível

    Modelos da freguesia preenchidos a partir dos dados do pedido, numerados, selados e arquivados sem passar por um Word.

  • Gestão de pedidos

    Disponível

    Uma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.

  • Portal de reuniões públicas

    Em breve

    As reuniões do executivo e da assembleia com ordem de trabalhos, documentos e o que foi deliberado em cada ponto.

Isto faz-lhe falta?

Diga-nos. A ordem por que as ferramentas são construídas sai das juntas que dizem do que precisam, não de uma lista feita num escritório. Não custa nada e não compromete a nada.

Dizer que precisa desta