Backoffice
Correspondência e expediente
Em breveO livro de registo de correspondência ainda é um livro: o carimbo «Entrada n.º ___» preenchido a caneta, o despacho escrito na margem da folha e o prazo a viver na cabeça de quem abriu o envelope.
Entra no plano Plus
O problema, hoje
Os ofícios nascem do ficheiro Word do ofício anterior, com a numeração escrita à mão — e por isso com saltos e com dois «Ofício n.º 47» no mesmo ano. O email institucional, quando existe, mistura-se com o pessoal, e um pedido de acesso a documentos administrativos chega por lá e só é registado quando alguém repara. Encontrar o ofício enviado à câmara há três anos demora uma tarde a alguém que já sabe onde procurar.
O custo aparece nos sítios onde dói: prazos legais que passam sem ninguém dar por isso, ofícios expedidos sem prova de entrega justamente quando é preciso mostrá-la, dados pessoais em caixas de correio pessoais, e a impossibilidade de responder ao executivo ou à assembleia o que entrou e o que saiu no semestre. Nas uniões, cada polo mantém o seu livro e há dois «Entrada n.º 12» no mesmo ano, na mesma autarquia.
Como tencionamos resolvê-lo
A abordagem
Isto é o que está pensado, não o que está feito. Pode mudar com o que aprendermos com quem atende ao balcão.
- Um número de entrada e uma hora, em trinta segundos
- A carta, o email reencaminhado para a caixa de registo, o requerimento entregue ao balcão e o ofício da câmara receberiam todos número de entrada e carimbo temporal, com a fotografia do envelope e das folhas tirada ali mesmo. O interessado sairia com um recibo do que entregou, e não com a promessa de que a carta chegou a alguém.
- O despacho sairia da margem do papel
- O presidente veria de manhã as entradas por despachar e despacharia no ecrã — «ao técnico X para informar», «à reunião», «arquive-se». O encaminhamento levaria a quem trata o prazo e o ficheiro digitalizado, e o que ficasse parado apareceria como parado, em vez de esperar em cima de uma secretária.
- Ofícios numerados sem saltos e selados
- Os ofícios nasceriam de modelos com o papel timbrado da freguesia e do polo, consumiriam o número seguinte apenas no momento da assinatura e sairiam com o selo eletrónico qualificado da junta e página de validação. Um ofício anulado manteria o número, com a justificação — nada se apagaria para acertar a sequência.
- Os prazos legais contar-se-iam sozinhos
- Um pedido de acesso a documentos administrativos passaria a contar os dez dias a partir do registo, e um pedido de um titular de dados o mês que o RGPD lhe dá. O aviso chegaria antes de o prazo expirar, e não no dia seguinte àquele em que já tinha expirado.
- Um livro só por freguesia, e a carta que afinal é um pedido
- Nas uniões haveria um livro de entradas e um de saídas para a autarquia inteira, com o polo como coluna de cada registo e relatórios por polo. E quando uma carta fosse, na verdade, o pedido de um morador, converter-se-ia num pedido com número de protocolo, que ele passaria a acompanhar no Balcão como acompanha os outros.
Enquadramento
O que a lei exige, exista o produto ou não
- Lei n.º 26/2016, artigo 15.º
- A resposta a um pedido de acesso a documentos administrativos tem de ser dada no prazo de dez dias.
- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, artigo 12.º
- O pedido de um titular de dados é respondido no prazo de um mês, prorrogável por mais dois quando o caso o justifique.
- Código do Procedimento Administrativo (Decreto-Lei n.º 4/2015)
- Os requerimentos apresentados são registados, e o interessado pode exigir recibo da entrega.
- Lei n.º 75/2013, artigo 18.º
- Compete ao presidente da junta assinar a correspondência expedida em nome do órgão, salvo delegação registada.
Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. A obrigação existe hoje, e a junta tem de lhe responder com o que tiver à mão.
Entretanto
O que dá para fazer já
Metade disto já existe, embora não com o nome de livro de registo. Os ofícios já saem do motor de documentos, com o papel timbrado da freguesia, série própria sem lacunas e selo eletrónico — que é precisamente a metade onde o Word produz mais erros. E a carta que é um pedido pode ser registada hoje na fila única, com o canal de entrada «correio», número de protocolo, prazo em dias úteis e o talão para quem não tem email. O que falta é o registo do que entra e sai independentemente de ser pedido, com o despacho e a prova de expedição.
Perguntas
- Quando é que isto existe?
- Não há data, e não a inventamos. Está no plano Plus, e a ordem por que as coisas são construídas sai das juntas que dizem do que precisam — se é o livro de correspondência que vos custa mais caro, dizê-lo é o que pesa na decisão.
- Isto substitui a gestão de pedidos?
- Não. A gestão de pedidos trata do que se responde ao cidadão, com protocolo, estado e prazo à vista dele; o registo de correspondência trataria do que entra e do que sai da junta, seja ou não pedido — uma fatura de fornecedor, uma convocatória, um ofício da câmara. Uma carta que é um pedido teria os dois números, ligados um ao outro.
O que já existe à volta disto
Gestão de pedidos
DisponívelUma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.
Emissão de documentos
DisponívelModelos da freguesia preenchidos a partir dos dados do pedido, numerados, selados e arquivados sem passar por um Word.
Atas e deliberações
Em breveA ata escrita a partir da ordem de trabalhos e das deliberações, para o secretário rever em vez de redigir do zero.
Transparência e publicações
DisponívelEditais, atas, orçamento, contas e contratos publicados no sítio certo, com registo da data em que foram afixados.
Isto faz-lhe falta?
Diga-nos. A ordem por que as ferramentas são construídas sai das juntas que dizem do que precisam, não de uma lista feita num escritório. Não custa nada e não compromete a nada.
Dizer que precisa desta