Backoffice
Comunicação interna e tarefas
Em breveA instrução «trata disto» chega por mensagem num grupo onde também andam fotografias de atestados de cidadãos, a lista do que falta fazer está num bloco de notas ou na cabeça do secretário, e quando o executivo pergunta se a deliberação de abril foi executada a resposta é «acho que sim».
Entra no plano Pro
O problema, hoje
O pedido do senhor que quer levantar o atestado na Sede em vez do polo viaja por telefone. A resposta à carta da câmara ficou combinada numa conversa de corredor. A tarefa que estava a meio parou quando a funcionária entrou de baixa, e ninguém percebe porquê ao olhar para o processo. Nada disto tem dono escrito, prazo, nem forma de alguém saber em que pé está sem ir perguntar — e o que se perde aqui reaparece do outro lado como pedido fora de prazo e deliberação por executar.
O grupo de mensagens onde metade do trabalho é combinado não está inscrito em registo de tratamento nenhum, não tem prazo de conservação, vive em telemóveis pessoais e sai da junta com quem muda de funções ou de mandato. Nas uniões o problema multiplica-se por dois ou três edifícios: um pedido registado no polo errado anda de carro entre polos porque não há maneira de o passar com uma nota, e cada polo tem a sua lista do que está a fazer, que os outros não veem.
Como tencionamos resolvê-lo
A abordagem
Isto é o que está pensado, não o que está feito. Pode mudar com o que aprendermos com quem atende ao balcão.
- Cada coisa a fazer teria dono, prazo e número
- Uma tarefa nasceria com título, responsável, prazo em dias úteis contado pelo calendário da freguesia, número sequencial próprio e uma lista de verificação. Passaria por aberta, em curso e concluída, com uma espera assinalada e o motivo escrito, e concluí-la com um item obrigatório por fazer seria recusado com o item nomeado. Não seria um chat nem um quadro de consultoria: não haveria presença, nem canais, nem colunas inventadas — as colunas seriam exatamente os estados.
- A tarefa nasceria do trabalho que já existe
- Criar-se-ia a partir do pedido, da ocorrência, da carta que entrou, do documento emitido ou da deliberação, e ficaria ligada à origem nos dois sentidos: o pedido diria «1 tarefa» e a deliberação passaria a mostrar «executada em», com a data e a ligação. O prazo do cidadão continuaria a ser do pedido — uma tarefa interna nunca o alteraria nem o suspenderia.
- Nada chegaria ao cidadão. Nunca.
- Não existiria campo para tornar um comentário visível, nem forma de o enviar a quem pediu — o registo que a tarefa deixa no pedido seria interno por construção. É o que permite escrever «o senhor já ligou três vezes» sem receio. E ao guardar uma tarefa com um NIF, um email ou um telemóvel no título, apareceria o aviso e a sugestão de ligar o pedido em vez de copiar os dados para ali.
- Um email por dia, e o que se repete todos os meses a criar-se sozinho
- Às oito da manhã sairia um resumo com as tarefas de hoje, as atrasadas e as menções da véspera; o resto agrupar-se-ia, e as menções chegariam de imediato a quem as quisesse assim. Os modelos e as tarefas recorrentes existiriam desde a primeira versão: o fecho do mês com os seus dez itens, ou a obrigação do calendário de publicações que abriria a tarefa trinta dias antes do prazo, para o presidente e o tesoureiro.
- Entre a Sede e os polos, com destino escrito
- A tarefa teria polo de origem e polo de destino, o prazo contar-se-ia no calendário do polo que a vai executar, e haveria a vista «recebidas de outros polos» para quem chega de manhã. Uma freguesia de polo único não veria nada disto: nenhum ecrã falaria de polos onde só há sede.
Entretanto
O que dá para fazer já
Metade disto já existe dentro da fila de pedidos, e é a metade mais barata de aproveitar: cada pedido tem responsável, prazo em dias úteis, notas internas que nunca saem do backoffice e um histórico que não se edita, com vistas de «Sem responsável», «A expirar» e «Fora de prazo» e reatribuição em lote quando alguém entra de baixa. O calendário de obrigações das publicações avisa por email 30 e 7 dias antes dos prazos que se repetem todos os anos. O que fica de fora é o trabalho que não é pedido de ninguém — o telefonema ao empreiteiro, a deliberação a executar, o atestado que se entrega noutro polo.
Perguntas
- Isto é um Teams ou um Slack para a junta?
- Não, e de propósito. Não haveria conversas soltas, nem mensagens em tempo real, nem ficheiros partilhados sem dono: haveria tarefas com comentários, cada uma com responsável, prazo e um objeto de origem. Um comentário poderia ser corrigido durante dez minutos e depois disso só se acrescenta outro — apagar não existiria para ninguém, incluindo para nós. Quem quer conversar continua a ter o telefone.
- Quando é que isto existe?
- Não há data, e não a inventamos. Está no plano Pro, e a ordem sai das juntas que dizem do que precisam. A parte das uniões — polo de origem e de destino, quadros por polo, «recebidas de outros polos» — acompanha os ecrãs de polo, por isso, se são uma união com dois ou três edifícios, dizer-nos isso é o que faz a diferença.
O que já existe à volta disto
Gestão de pedidos
DisponívelUma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.
Atas e deliberações
Em breveA ata escrita a partir da ordem de trabalhos e das deliberações, para o secretário rever em vez de redigir do zero.
Uniões de freguesias
DisponívelVários polos com sede única: cada um com o seu atendimento e as suas taxas, e um relatório só.
Utilizadores, perfis e auditoria
DisponívelQuem pode o quê, e o registo de quem viu ou alterou cada coisa — que é o que a auditoria pergunta primeiro.
Isto faz-lhe falta?
Diga-nos. A ordem por que as ferramentas são construídas sai das juntas que dizem do que precisam, não de uma lista feita num escritório. Não custa nada e não compromete a nada.
Dizer que precisa desta