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Balcão Local

Backoffice

Equipamentos e ordens de trabalho

Em breve

O inventário da junta existe para a contabilidade e não para a manutenção: ninguém sabe ao certo quantos bancos há, quando foi a última inspeção ao parque infantil, nem o que a equipa fez na terça-feira.

Entra no plano Pro

O problema, hoje

A ocorrência do cidadão fecha com «resolvida» e mais nada: sem horas, sem materiais, sem fotografia do que ficou feito. O que a equipa de campo faz durante o dia conta-se ao encarregado no fim da tarde e não fica escrito em lado nenhum. Quando o presidente pergunta quanto custou manter os sanitários este ano, ou porque é que aquele abrigo de passageiros foi reparado três vezes, a resposta é de memória — e quando chega a fatura do empreiteiro, ninguém consegue dizer a que intervenção corresponde.

Nos parques infantis a falta de registo tem consequência legal. Quem é responsável por um espaço de jogo e recreio tem de manter um registo de inspeção e manutenção — o projeto, a lista de equipamentos com os fornecedores e os responsáveis pela manutenção, o programa de manutenção e o registo de todas as inspeções e reparações. Nas juntas, esse registo é uma pasta de papel incompleta ou não existe de todo. Ao mesmo tempo, as competências transferidas — espaços verdes, limpeza de vias, mobiliário urbano, envolventes escolares — aumentaram o trabalho de campo sem que o registo acompanhasse.

Como tencionamos resolvê-lo

A abordagem

Isto é o que está pensado, não o que está feito. Pode mudar com o que aprendermos com quem atende ao balcão.

O que a freguesia mantém, num registo com mapa
Parques infantis, abrigos de passageiros, sanitários, chafarizes, placas toponímicas, sinais, bancos, papeleiras, caminhos e espaços verdes ficariam num registo com tipo, polo, ponto no mapa, estado, data de instalação, fornecedor e garantia — e com o número de inventário do programa de contabilidade guardado ao lado, para os dois falarem do mesmo banco. Uma etiqueta com código QR colada no equipamento abriria a ficha ao funcionário, ou uma ocorrência já preenchida ao cidadão: acabaria a dúvida sobre qual dos quarenta bancos é.
A ocorrência do cidadão viraria ordem de trabalho — e não se fecharia sozinha
Da ocorrência sairia uma ordem com um clique: equipamento sugerido pelo local, prioridade, equipa e tarefas, e o cidadão saberia que passou a estar em resolução. Concluir a ordem não resolveria a ocorrência: proporia resolvê-la, com a fotografia final à vista, e um funcionário confirmaria — ficando registado quem confirmou. A equipa executa o trabalho; quem responde ao cidadão continua a ser a junta.
No telemóvel, e sem rede também
As ordens do dia ficariam guardadas no telemóvel de quem as tem para fazer: fotografia de antes e depois, horas, materiais e tarefas registar-se-iam no parque sem ligação nenhuma e sincronizariam ao voltar ao veículo, com o carimbo do momento em que foram feitas. Um registo que chegasse atrasado nunca substituiria em silêncio uma alteração feita entretanto no computador da junta — o conflito apareceria ao encarregado, para ser ele a escolher.
As inspeções com calendário, e o registo que a lei pede
Cada tipo de equipamento teria planos de inspeção com lista de verificação e aviso quando ficassem em atraso, e uma inspeção não conforme geraria a ordem de trabalho no momento. O registo de inspeção e manutenção de cada parque sairia em ficheiro, pronto a mostrar a quem o pedir. Quanto às periodicidades — de quanto em quanto tempo se inspeciona —, quem as define é a junta: mostraríamos a fonte de cada valor e assinalaríamos os que ainda não estão confirmados, em vez de os apresentar como exigência legal.
Quanto custa manter cada coisa
Horas ao custo de referência da junta, mais materiais do catálogo, mais o que se pagou ao empreiteiro: cada equipamento acumularia o seu custo, e o painel somaria por tipo, por polo e por período, com exportação para folha de cálculo. É informação de gestão, para decidir o que se repara e o que se substitui — não é contabilidade: o documento de despesa e o valor patrimonial continuariam no programa de contabilidade, sem troca de custos num sentido nem no outro.

Enquadramento

O que a lei exige, exista o produto ou não

Lei n.º 75/2013, artigo 16.º
Compete à junta gerir, conservar e reparar os equipamentos e o espaço público da freguesia, incluindo as placas toponímicas.
Lei n.º 50/2018, artigo 38.º
Passaram para as freguesias a gestão dos espaços verdes, a limpeza das vias e espaços públicos, a manutenção do mobiliário urbano e a manutenção das áreas envolventes às escolas.
Decreto-Lei n.º 203/2015
A entidade responsável por um espaço de jogo e recreio mantém um registo de inspeção e manutenção com o projeto, a lista de equipamentos com fornecedores e responsáveis, o programa de manutenção e o registo das inspeções e reparações.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. A obrigação existe hoje, e a junta tem de lhe responder com o que tiver à mão.

Entretanto

O que dá para fazer já

As ocorrências já existem e já dão ao cidadão um número, um estado e um aviso quando alguma coisa muda — e é aí que hoje se guarda o essencial: quem escreve na ocorrência o que foi feito, anexa a fotografia depois da reparação e só a marca resolvida quando alguém confirmou, deixa rasto do trabalho e responde a quem reportou. Os relatórios exportam essas ocorrências por período e por polo, o que já dá uma ideia de onde a junta gasta o tempo. Fica sem o registo dos equipamentos, sem as inspeções e sem os custos por equipamento — e a pasta do registo de inspeção e manutenção dos parques infantis continua a ter de existir, em papel ou em ficheiro, porque a obrigação é da junta e não do software.

Perguntas

Já temos inventário no programa de contabilidade. Isto não é a mesma coisa?
Não. Esse inventário existe para o valor patrimonial e para as contas; este existiria para a manutenção — inspeções, ordens de trabalho, horas, materiais e fotografias, que o outro não guarda. O número de inventário ficaria aqui registado para se ligarem os dois, mas os custos calculados deste lado são informação de gestão: não entrariam na contabilidade nem sairiam dela.
Quando é que isto existe?
Não há data, e não a inventamos. Está no plano Pro e a ordem sai das juntas que dizem do que precisam. Se o que vos preocupa é o registo dos parques infantis, digam-no — é a parte com consequência legal, e é a que mais pesa na prioridade.

O que já existe à volta disto

Isto faz-lhe falta?

Diga-nos. A ordem por que as ferramentas são construídas sai das juntas que dizem do que precisam, não de uma lista feita num escritório. Não custa nada e não compromete a nada.

Dizer que precisa desta