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Balcão Local

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Relatórios e estatísticas

Disponível

Quantos pedidos entraram, quantos estão atrasados e quanto tempo demorou cada um — sem ninguém contar à mão, e com o relatório de atividade pronto para a reunião.

Base
Painel, indicadores e exportação para CSV e Excel · Relatório mensal e informação escrita à assembleia
Pro
Relatórios à medida, comparação com o ano anterior, metas e envio agendado

Construído hoje: o painel e as exportações; o relatório mensal, a informação à assembleia e os relatórios à medida ainda não existem

O que faz

Um painel com os números do período que se escolher — hoje, a semana, o mês, o trimestre, o ano: pedidos recebidos, concluídos, abertos e em atraso; tempo mediano de resposta; percentagem dentro do prazo; ocorrências abertas por categoria e tempo até à resolução; marcações e faltas; documentos emitidos; taxas registadas. Por baixo, o gráfico dos últimos 30 dias e a lista dos dez pedidos mais antigos ainda em aberto, com ligação direta a cada um.

Do mesmo sítio sai o relatório mensal de atividade em PDF e a informação escrita do presidente à assembleia, já preenchida com os números do trimestre e com espaço para a apreciação política. O secretário revê, esconde as secções sem dados, acrescenta notas e anexa o documento à ordem de trabalhos. Enquanto é documento de trabalho da junta não leva selo nem gasta numeração; só quando a junta escolhe publicá-lo com a ata é que sai pelo circuito dos documentos, com selo eletrónico, número próprio e página de validação. Esta parte — o relatório mensal e a informação à assembleia — está desenhada e ainda não está construída: o que existe hoje é o painel, as áreas e as exportações, e o catálogo diz o mesmo.

Os tempos não se contam todos da mesma maneira. Os prazos dos pedidos contam-se em dias úteis, pelo calendário da freguesia — feriados nacionais, feriado municipal e os encerramentos que a junta marcar —, porque é assim que a lei conta prazos; as ocorrências contam-se em dias corridos, porque é assim que o cidadão as vive. Nenhum valor de tempo aparece sem a unidade escrita ao lado. Tudo o que está no ecrã se exporta em CSV e Excel, e o plano Pro acrescenta um construtor de relatórios com as métricas e as dimensões que a junta escolher, comparação com o mesmo período do ano anterior, metas por indicador e envio agendado por email.

Porque importa

Três razões, e não mais

O relatório de atividade deixa de ser uma tarde de contagens
Em cada sessão ordinária, o presidente apresenta à assembleia informação escrita sobre a atividade da junta. Hoje esses números saem de folhas de cálculo, da memória de quem lá está, ou não saem — «quantos atestados emitimos este ano?» é meio dia de trabalho. Aqui o documento é gerado a partir dos pedidos, das ocorrências, das marcações e das taxas que já estão registados, e anexa-se à sessão com um botão.
Cada número diz como foi calculado
Ao lado de cada indicador há um «Como se calcula?» com a definição e a fórmula, e cada número desce à lista de pedidos ou de ocorrências que o compõem, respeitando as permissões de quem está a ver. O catálogo de indicadores é o mesmo em todas as freguesias, o que faz do «tempo mediano de resposta» a mesma coisa aqui e na freguesia ao lado — e tira a discussão da conta para a pôr no resultado.
Dias úteis onde a lei conta dias úteis
Um pedido entrado numa sexta-feira antes de um feriado não é um pedido atrasado na segunda. O cálculo usa o calendário da freguesia, com o feriado municipal e os encerramentos que a junta marcar, e guarda com cada valor a unidade em que foi contado. É a diferença entre um número que se defende numa reunião e um número que alguém contesta em cinco segundos.

Como funciona

  1. 01

    Os números calculam-se de madrugada

    A tarefa noturna fecha o dia anterior e regrava o mês em curso; o que é de hoje é calculado ao vivo. O painel diz até que dia os dados estão atualizados e avisa quando o cálculo falhou, sem bloquear o resto do trabalho.

  2. 02

    Escolhe-se o período — e o polo

    Hoje, semana, mês, trimestre, ano ou um intervalo à escolha. Quando a freguesia tem mais do que um balcão, os indicadores filtram-se por polo.

  3. 03

    Do número para a lista

    Clicar em «14 em atraso» abre os catorze pedidos, com responsável e prazo. Quem não tem permissão para ver um pedido também não o vê aqui: o painel não é uma porta lateral aos dados.

  4. 04

    O relatório mensal é gerado e revisto

    Sai no início de cada mês, ou a pedido. O secretário lê, esconde as secções que não têm dados, escreve as notas que faltam e marca-o como revisto antes de o anexar à reunião.

  5. 05

    Publicar é uma decisão à parte

    Enquanto for interno, o relatório é um PDF com o papel timbrado da junta. Se a junta escolher publicá-lo com a ata, é então emitido com selo eletrónico, número próprio e página de validação — e essa escolha é irreversível, porque consome numeração.

Enquadramento

O que a lei exige

Lei n.º 75/2013, artigo 18.º
Que o presidente da junta apresente à assembleia de freguesia, em cada sessão ordinária, informação escrita sobre a atividade e a situação financeira da freguesia.
Lei n.º 26/2016 (acesso aos documentos administrativos), artigo 15.º
Resposta aos pedidos de acesso a documentos administrativos no prazo de dez dias úteis.
Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigo 12.º, n.º 3
Resposta ao titular dos dados no prazo de um mês, prorrogável por dois com justificação comunicada.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. Ver também a página de conformidade.

Perguntas

Isto substitui a contabilidade?
Não substitui. O que aparece aqui são valores operacionais — o que foi cobrado no balcão online e ao guiché, por dia e por rubrica —, e todos os ecrãs e relatórios o dizem. A execução orçamental e a prestação de contas continuam no vosso programa de contabilidade; o que sai daqui exporta-se para reconciliar com ele.
Está tudo no plano Base?
Não. O painel, o relatório mensal, a informação escrita à assembleia e as exportações em CSV e Excel são do Base. O construtor de relatórios, a comparação com o mesmo período do ano anterior, as metas por indicador, a comparação entre polos e os envios agendados por email são do Pro.
Podemos contar em dias corridos?
Podem, tipo de pedido a tipo de pedido, sem alterar a contagem dos prazos legais. Por defeito os pedidos contam-se em dias úteis, porque é assim que a lei conta prazos, e as ocorrências em dias corridos, porque é assim que o cidadão as vive. No Pro as duas unidades mostram-se lado a lado.

Franqueza

O que costumam dizer-nos

«Os nossos números são pequenos, não precisamos disto.»
São pequenos, e é verdade que ninguém precisa de um painel para saber que entraram três pedidos. Com trezentos por ano continuam a existir vinte parados que ninguém vê — e é para esses que serve. Quanto menor a equipa, menos tempo há para os procurar à mão.
«Já temos relatórios no programa de contabilidade.»
Têm, e são outra coisa: dizem quanto se cobrou e quanto se gastou. Estes dizem quantos pedidos entraram, quanto tempo demoraram e quantos saíram fora de prazo. Não substituímos o programa de contabilidade nem tentamos.
«Não quero a assembleia a ver tudo o que se passa cá dentro.»
A assembleia vê o que o presidente lhe entrega — a informação escrita e o que for anexado à sessão. O painel interno é da equipa, e o que cada pessoa vê depende do seu perfil.
«Um relatório sem assinatura não prova nada.»
Enquanto for interno não precisa de provar nada a ninguém: é um documento de trabalho da junta e por isso não gasta selo nem numeração. Quando a junta decide publicá-lo com a ata, aí sim sai com o selo eletrónico da junta, número próprio e página de validação por QR.

Anda com estas

  • Gestão de pedidos

    Uma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.

  • Integrações e API

    Ligação ao software de contabilidade e faturação que a junta já tem, em vez de lhe pedir que o troque.

  • Transparência e publicações

    Editais, atas, orçamento, contas e contratos publicados no sítio certo, com registo da data em que foram afixados.

  • Utilizadores, perfis e auditoria

    Quem pode o quê, e o registo de quem viu ou alterou cada coisa — que é o que a auditoria pergunta primeiro.

Trinta minutos, com a sua freguesia no ecrã

Sem apresentação de vendas: mostramos o balcão a funcionar, respondemos ao que perguntar e dizemos com franqueza o que ainda não faz.

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