Espaços, feiras e mercados

Como tencionamos resolvê-lo

A abordagem

Isto é o que está pensado, não o que está feito. Pode mudar com o que aprendermos com quem atende ao balcão.

Tudo o que se empresta ou aluga no mesmo calendário

O salão, o campo, o polidesportivo, as salas, os talhões, os lugares da feira, as mesas e cadeiras e a carrinha da junta entrariam no mesmo calendário, cada espaço com as suas regras: duração mínima, antecedência, dias fechados, caução, seguro obrigatório para eventos. Duas reservas na mesma hora deixariam de ser possíveis, porque o calendário não as aceitaria.

A reserva paga e dentro das regras ficaria confirmada sem espera

O cidadão e a associação veriam a disponibilidade, a taxa da tabela da freguesia e as condições antes de pedir. Só chegariam à mesa de alguém as reservas acima do limiar que a junta fixasse para aquele espaço, as que pedissem isenção e as que trouxessem documentos por validar — e a razão da espera ficaria escrita. A cedência gratuita e a redução de taxa nunca seriam automáticas: continuariam a exigir decisão registada.

A feira com presenças no tablet e conta corrente por feirante

Cada feirante teria ficha, lugar atribuído e conta corrente. As presenças registar-se-iam no tablet à porta, mesmo sem rede, e sincronizariam ao fechar a sessão. A taxa periódica do lugar sairia em lote para o tesoureiro, com quem está em dívida à vista, em vez de recibos soltos que não se ligam a lugar nenhum.

As hortas e as cedências com contrato e auto de entrega

Cada talhão teria contrato, taxa anual e lista de espera pela ordem de inscrição; a atribuição continuaria a ser deliberada pelo executivo, com a referência da deliberação ligada ao talhão. As quarenta cadeiras e as dez mesas emprestadas à associação sairiam com auto de entrega e voltariam com o estado registado.

No fim do mês, saber quanto se ocupou e quanto se cobrou

A taxa de ocupação e a receita de cada espaço apareceriam num relatório, espaço a espaço e mês a mês. É a informação que falta hoje para decidir horários e rever a tabela de taxas com números em vez de impressões.

Entretanto

O que dá para fazer já

A fila única de pedidos e a emissão de documentos já existem, e ambas trabalham com tipos criados pela junta. Uma freguesia pode criar hoje o tipo de pedido «cedência do salão», com os campos, os anexos e o prazo do seu regulamento, e emitir o termo de cedência pelo motor de documentos, numerado e selado. Fica sem o calendário que impede sobreposições, que é o coração do problema, mas ganha o registo, o número de protocolo e o documento assinado — e os pedidos e as taxas registadas entram nos números do painel de relatórios, que é a primeira ideia, ainda grosseira, de quanto o salão é procurado.

O que já existe à volta disto

• Gestão de pedidos

  Disponível

  Uma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.

• Emissão de documentos

  Disponível

  Modelos da freguesia preenchidos a partir dos dados do pedido, numerados, selados e arquivados sem passar por um Word.

• Licenciamentos da freguesia

  Em breve

  Ocupação de via, publicidade, ruído e feirantes: o pedido, a vistoria, a taxa e a licença no mesmo processo.

• Relatórios e estatísticas

  Disponível

  Quantos pedidos entraram, quanto tempo demoraram e onde está o atraso — sem ninguém contar à mão.