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Balcão Local

Balcão

Notificações

Disponível

O cidadão sabe em que ponto está o pedido sem telefonar à junta — e a junta vê que o aviso saiu, por que canal e a que horas chegou.

Base
Notificações por email · Avisos no telemóvel sem instalar aplicação
Plus
Notificações por SMS
Pro
Avisos por chamada de voz

Construído hoje: só o email; o SMS e a chamada de voz ainda não saem

O que faz

Cada mudança que interessa ao cidadão — pedido recebido, em análise, à espera dele, pronto, entregue ou recusado; ocorrência atualizada ou resolvida; marcação confirmada ou a chegar; pagamento confirmado; documento emitido — gera a mensagem sozinha, com o brasão da junta e o número de protocolo. No plano Base as mensagens saem por email; o SMS é do plano Plus. Ninguém escreve nada à mão, e a funcionária deixa de telefonar a dizer «já pode vir buscar».

Os textos são da freguesia. Os modelos vêm escritos em português, com o nome e os contactos da junta, e o administrador muda uma frase, pré-visualiza com dados fictícios e envia um teste para si antes de ativar. Os emails saem do domínio da freguesia assim que ela o configurar e verificar; até lá saem de balcaolocal.pt em nome da freguesia, com as respostas a irem para a caixa da junta.

O que sai fica registado: canal, modelo, hora do envio e o estado que o destino devolveu — enviada, entregue, devolvida ou falhada. O funcionário vê esse registo dentro do próprio pedido e reenvia para um contacto corrigido sem escrever o endereço. O corpo da mensagem, que é a única parte com dados pessoais, é guardado cifrado e apagado aos 30 dias; fica o registo, sem contactos em claro.

Porque importa

Três razões, e não mais

Ninguém escreve o email
A mensagem nasce da mudança de estado, não da lembrança de quem está ao balcão. Se o pedido passa a pronto às 14:30, o aviso sai às 14:30, com o número de protocolo e a ligação para descarregar o documento. Nos dias de muito trabalho é exatamente quando o telefonema não é feito.
Fica prova de que a junta avisou
Quando o cidadão diz que não recebeu, a resposta está no pedido: email · pronto · entregue às 14:32. Se o endereço devolveu «inexistente», o contacto fica marcado como inválido, o cidadão é avisado no acesso seguinte e o funcionário reenvia depois de o corrigir ao telefone.
A mensagem leva o mínimo
O assunto do email e o texto do SMS nunca levam nome, NIF ou morada — só o tipo, o estado e o número de protocolo, porque o SMS aparece no ecrã bloqueado de qualquer telemóvel. Os dados pessoais ficam no corpo do email, que é cifrado e desaparece aos 30 dias.

Como funciona

  1. 01

    A junta escreve os textos uma vez

    Cada acontecimento tem o seu modelo. Os predefinidos já estão escritos; o administrador ajusta o texto e a ordem dos blocos, vê a pré-visualização e envia um teste para o seu email. A estrutura que mantém a mensagem legível em texto simples e num leitor de ecrã não se mexe.

  2. 02

    O cidadão escolhe por onde quer ser avisado

    A escolha é por grupo: pedidos e documentos, ocorrências, marcações, pagamentos, avisos à população. Por defeito, email para tudo. As mensagens do próprio pedido não se desligam — são o serviço —, mas muda-se o canal; os avisos gerais só chegam a quem os pedir.

  3. 03

    A mudança de estado dispara a mensagem

    O técnico muda o estado no backoffice e mais nada. Três atualizações da mesma ocorrência dentro de uma hora saem numa mensagem só, com as três notas, para não encher a caixa de correio; os avisos de segurança da conta saem sempre de imediato e sozinhos.

  4. 04

    O registo mostra o que aconteceu a cada mensagem

    Dentro do pedido, da ocorrência ou da marcação: o que saiu, por que canal, a que horas e em que estado ficou. Um envio que falha é repetido até cinco vezes antes de ficar marcado como falhado, com o motivo à vista de quem atende ao telefone.

Enquadramento

O que a lei exige

Código do Procedimento Administrativo (Decreto-Lei n.º 4/2015), artigo 112.º
Consentimento prévio expresso da pessoa singular para que a notificação lhe seja feita por correio eletrónico ou por notificação eletrónica automática do sistema da entidade.
Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigo 28.º
Contrato escrito com cada entidade que trate dados pessoais por conta do responsável — incluindo os serviços que entregam as mensagens.

Isto descreve a norma, não é aconselhamento jurídico. Ver também a página de conformidade.

Perguntas

Podemos mudar os textos das mensagens?
Podem, sem pedir nada a ninguém: cada freguesia edita os seus modelos, pré-visualiza com dados fictícios e envia um teste para o próprio email antes de ativar. O que não se altera é a estrutura que mantém o email legível em texto simples e para quem usa leitor de ecrã.
Os emails saem do nosso domínio?
Saem, assim que a junta configurar o domínio e ele passar as verificações de autenticação — SPF, DKIM e DMARC. Até lá saem de balcaolocal.pt em nome da freguesia, com a resposta a ir para a caixa da junta. O domínio próprio nunca é obrigatório.
E os SMS, quanto custam?
O SMS é do plano Plus — no Base as notificações são por email. O Plus inclui uma quota mensal de mensagens e, acima dela, o custo unitário do fornecedor, com um teto que a junta define para não haver surpresas na fatura. Os SMS só saem entre as 08:00 e as 21:00; o que se gerar fora dessa janela fica agendado para as 08:00.

Franqueza

O que costumam dizer-nos

«Já temos SMS de outro fornecedor.»
Podem manter. Isso é envio em massa, que alguém escreve e dispara — para avisos gerais à população continua a servir. Aqui o SMS sai do pedido, da marcação ou da ocorrência sem ninguém escrever nada, e está no plano Plus, não no Base.
«Os emails vão todos parar ao spam.»
Alguns vão, e isso trata-se com trabalho, não com promessas: domínio autenticado com SPF, DKIM e DMARC, dois fornecedores de envio com troca automática quando um falha, e um painel que mostra entregas e devoluções. O endereço que devolve «inexistente» fica marcado, para ninguém continuar a escrever para o vazio.
«Os nossos idosos não têm email.»
Muitos não têm, e a notificação eletrónica não resolve isso. Para essas pessoas o aviso continua a ser o balcão e o papel; no Plus, o SMS chega ao telemóvel que quase todos já usam. O que o sistema nunca faz é inventar um contacto: sem contacto, o pedido fica marcado para levantamento presencial e aparece na lista do fecho do dia.
«Um email não notifica ninguém. A notificação tem de ser em papel.»
Em parte tem razão. O Código do Procedimento Administrativo admite a notificação por via eletrónica com consentimento prévio expresso do interessado, e o sistema regista esse consentimento quando a junta o ativa — mas não dizemos que uma mensagem nossa vale como notificação legal. O que faz prova é o documento emitido; a mensagem avisa que ele existe.

Anda com estas

  • Gestão de pedidos

    Uma fila única para tudo o que entra, com número, prazo, responsável e histórico — e nada se perde numa caixa de correio.

  • Área do cidadão e identificação

    Cada pessoa entra, vê os seus pedidos e documentos e sabe em que ponto está tudo, sem telefonar para perguntar.

  • Agendamento de atendimento

    Marcação de atendimento com hora, sem telefonemas nem filas — e a agenda da junta deixa de ser um caderno.

  • Ocorrências

    Um buraco na via, um candeeiro fundido ou um contentor partido, comunicados com fotografia e local, e com resposta.

Trinta minutos, com a sua freguesia no ecrã

Sem apresentação de vendas: mostramos o balcão a funcionar, respondemos ao que perguntar e dizemos com franqueza o que ainda não faz.

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